Introduction

Le groupe GapMed, qui comprend notamment Gap Med Società tra Professionisti S.p.A., Gap Med SA et GAPMED LTD (ci-après désigné collectivement comme les « Sociétés »), est guidé par les principes d’intégrité, d’équité et de légalité. Il veille à respecter les lois, règlements internes et normes en vigueur dans les pays où il exerce ses activités.

Les Sociétés s’engagent à concilier leur compétitivité sur le marché avec le respect des règles de concurrence et à promouvoir l’utilisation correcte et consciente des ressources dans un esprit de responsabilité sociale.

À cette fin, les Sociétés ont décidé d’adopter ce code de conduite (ci-après également dénommé le « Code »), qui établit les règles et principes directeurs de leur comportement, tant dans les relations internes qu’avec les parties externes.

Destinataires et Champ d’Application

Les dispositions du Code s’appliquent sans exception à tous les employés, administrateurs et collaborateurs des Sociétés, y compris les professionnels de la santé qui participent aux appels d’offres auxquels les Sociétés prennent part, ainsi qu’à toutes les personnes qui établissent ou collaborent, directement ou indirectement, de manière permanente ou temporaire, pour atteindre leurs objectifs (ci-après désignés collectivement comme les « Destinataires »).

Les Destinataires comprennent, à titre d’exemple, les tiers suivants :

Les autorités sanitaires locales, les hôpitaux et, de manière générale, les établissements publics et privés ayant lancé un appel d’offres auquel les Sociétés participent (ci-après désignés comme les « Autorités Contractantes ») ;
Les ambassadeurs chargés d’identifier les professionnels de la santé et éventuellement des cliniques privées pour des collaborations ;
Les partenaires commerciaux avec lesquels des collaborations et des relations commerciales sont établies (par exemple, des sous-traitants pour certaines activités liées aux appels d’offres, la mise en réseau de professionnels de la santé, etc.) ;
Les fournisseurs et les consultants.

Les Destinataires sont tenus d’aligner leur comportement sur les principes de ce Code, d’informer immédiatement et de manière appropriée les tiers des obligations établies par le Code et d’exiger leur respect.

De plus, les employés doivent considérer le respect des normes du Code comme un élément essentiel de leurs obligations contractuelles dans le cadre de la relation de confiance et de loyauté.

Principes Éthiques et Comportement

2.1 Loyauté et Transparence

Conformément aux principes de loyauté et de transparence, il est interdit aux Destinataires de :

Réaliser des activités qui sont en conflit avec ou contraires aux intérêts des Sociétés ;
Diffuser des informations susceptibles de nuire à l’image ou aux intérêts des Sociétés ;
Communiquer des informations ou des nouvelles concernant les Sociétés à des tiers sans autorisation préalable.

2.2 Légalité

Les Sociétés promeuvent des normes élevées d’intégrité par une gestion honnête et éthique de leurs affaires.

L’intégrité et la réputation des Sociétés dépendent de l’honnêteté et de l’impartialité de chaque Destinataire, car l’intégrité personnelle est à la base de l’intégrité de l’entreprise.

Les Sociétés s’engagent à respecter les lois et règlements en vigueur ainsi que les dispositions de ce Code, les politiques et procédures internes, ainsi que les pratiques généralement reconnues.

De plus, les Sociétés, en particulier Gap Med Società tra Professionisti S.p.A., s’engagent à adapter leurs activités aux dispositions du décret législatif n° 231 du 8 juin 2001.

En aucun cas, la poursuite des intérêts des Sociétés ne doit justifier un comportement qui serait contraire aux lois en vigueur.

Les Sociétés veillent à la mise en œuvre de formations, d’informations et de sensibilisations continues adaptées aux Destinataires concernant les dispositions de ce Code et leur application concrète.

2.3 Équité et Valeur Humaine

Les Sociétés reconnaissent que le succès commercial dépend du respect total des droits des personnes avec lesquelles elles interagissent, et s’engagent à garantir leur intégrité physique et morale.

Les Sociétés favorisent un environnement de travail inclusif, valorisant la diversité des employés et rejetant toute forme de discrimination, y compris la discrimination fondée sur l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état de santé, la race, la nationalité, l’origine culturelle, les opinions politiques, les croyances religieuses et l’appartenance à des associations et syndicats.

Les Sociétés interdisent toute forme de harcèlement, qu’il soit physique, verbal, écrit ou visuel, de la part des employés et des tiers.

2.4 Diligence et Professionnalisme

Les membres des organes, les employés et les collaborateurs, y compris les professionnels de la santé, s’engagent à exercer leurs activités avec diligence et professionnalisme, en veillant à offrir des services de haute qualité de manière continue.

2.5 Protection de l’Image

Le respect des principes éthiques et des valeurs de ce Code est une condition fondamentale pour créer et maintenir une bonne réputation des Sociétés, contribuant ainsi à l’atteinte des objectifs et au succès des Sociétés, et favorisant les relations avec les tiers et la société en général.

Les Destinataires contribuent à protéger l’image et la bonne réputation des Sociétés par leur respect des dispositions de ce Code.

2.6 Impartialité et Gestion des Conflits d’Intérêts

Les Destinataires doivent éviter des situations et/ou activités qui pourraient entraîner des conflits d’intérêts vis-à-vis des Sociétés ou qui pourraient affecter leur capacité à prendre des décisions impartiales dans le meilleur intérêt des Sociétés.

Il est de leur devoir d’informer leur supérieur hiérarchique de toute information indiquant une situation potentielle de conflit avec les intérêts des Sociétés.

2.7 Lutte contre la Corruption

Dans les relations entre les Sociétés et les tiers, les Destinataires doivent agir selon des normes éthiques, respecter les réglementations en vigueur et les procédures/politiques qui les régissent. Les relations doivent être gérées sans recours à des moyens illégaux.

Les Sociétés et les Destinataires s’engagent à respecter notamment les lois nationales et étrangères anti-corruption ainsi que les règlements européens et non européens.

Les pratiques de corruption, les faveurs illégales, les comportements collusoires et les sollicitations de bénéfices personnels pour soi-même ou pour d’autres sont expressément interdites, même si ces comportements pourraient potentiellement bénéficier aux Sociétés.

2.8 Cadeaux, Courtoisies Commerciales et Autres Avantages (dites paiements facilitants)

Il est interdit d’accepter des cadeaux ou des courtoisies personnelles de tiers, qu’il s’agisse de fournisseurs, de consultants, de partenaires commerciaux, d’ambassadeurs ou d’autres personnes, qui dépassent les limites de la courtoisie normale et d’une valeur modérée n’excédant pas 100,00 euros. En revanche, il est strictement interdit d’accepter des cadeaux ou des courtoisies, quel que soit leur montant/valeur, de la part de représentants des Autorités Contractantes.

Si un Destinataire reçoit des offres d’avantages de la part de fournisseurs, de consultants, de partenaires commerciaux, d’ambassadeurs ou d’autres personnes, il doit immédiatement les signaler à la personne responsable de l’audit interne.

Les cadeaux et courtoisies commerciales à offrir doivent être proposés par le service commercial, qui désigne les personnes à qui elles sont destinées, et ne peuvent être accordés qu’avec l’autorisation du directeur de chaque Société.

Les cadeaux et courtoisies commerciales doivent toujours être fournis par des moyens de paiement traçables.

Il est toutefois interdit d’offrir des cadeaux et des courtoisies d’une valeur supérieure à 100,00 euros, sauf si cela a été préalablement approuvé par le directeur de chaque Société.

Si une décision est prise d’offrir des cadeaux dépassant le montant indiqué, le supérieur responsable doit en être informé sans délai et, en ce qui concerne Gap Med Società tra Professionisti S.p.A., l’autorité de surveillance désignée par celle-ci (« OdV »). Il est en tout cas interdit d’offrir des cadeaux et des courtoisies, quel que soit leur montant, à des tiers qui ont expressément informé les Sociétés qu’ils ne peuvent pas les accepter en raison de leur politique d’entreprise.

De plus, il est interdit d’accorder des dons et des cadeaux généreux à des fournisseurs, des consultants, des partenaires commerciaux, des ambassadeurs et des Autorités Contractantes.

Il est enfin interdit de faire des paiements facilitants destinés à accélérer/garantir l’exécution d’obligations et de prestations, même si ceux-ci sont dus dans le cadre de relations contractuelles/professionnelles.

Il reste cependant possible de convenir avec les professionnels de conditions de paiement inférieures aux normes du marché.

Les paiements doivent être effectués par des méthodes de paiement traçables et être soutenus par des factures ou au minimum par des justificatifs prouvant le mouvement d’argent effectué.

2.9 Attention au Service, aux Autorités Contractantes et aux Patients

Pour répondre aux exigences des Autorités Contractantes et garantir le meilleur service possible pour celles-ci et pour les patients, les Sociétés s’engagent à assurer professionnalisme, ponctualité, disponibilité, courtoisie, collaboration et normes de qualité élevées dans la prestation des services dus.

Chaque Destinataire vise, dans le cadre de la gestion des relations avec les Autorités Contractantes et conformément aux procédures/politiques de l’entreprise, à garantir la satisfaction maximale des parties, en fournissant notamment des informations complètes, vraies et précises sur les services offerts.

2.10 Informations Confidentielles et Protection des Données

Les informations confidentielles relatives à des données ou connaissances appartenant aux Sociétés ne doivent être obtenues, utilisées ou communiquées que par des personnes autorisées.

Par exemple, les informations confidentielles incluent : projets de travail, informations sur le savoir-faire, stratégies opérationnelles, données personnelles des employés, listes de fournisseurs, d’employés et de professionnels de la santé.

De plus, les Destinataires doivent, conformément à la législation sur la protection des données, s’engager à protéger les informations qu’ils génèrent ou acquièrent et à éviter toute utilisation illégale ou non autorisée.

Il est interdit d’accéder aux systèmes d’information de tiers sans autorisation expresse, afin d’acquérir et/ou de copier des informations et/ou de modifier et/ou supprimer des données contenues dans ces systèmes.

Les données des patients doivent être traitées conformément aux réglementations sur la protection des données (règlement 2016/679, également connu sous le nom de RGPD, et D.Lgs. 196/2003).

2.11 Protection de l’Environnement et Santé et Sécurité au Travail

Les Sociétés évitent toute source potentielle de danger pour les personnes et l’environnement et utilisent les ressources de manière prudente et raisonnable. Dans ce contexte, les processus, locaux et outils de travail doivent respecter les exigences des réglementations sur la santé et la sécurité au travail, la prévention des incendies et la protection de l’environnement.

Les Sociétés s’engagent à garantir un haut niveau de protection en matière de santé et de sécurité au travail et adoptent une approche systématique pour s’assurer que tous les processus respectent cette norme.

Les Sociétés garantissent des conditions de travail qui respectent la dignité individuelle et l’intégrité mentale et physique, ainsi que des environnements de travail sûrs et sains conformément aux réglementations en vigueur et aux droits des travailleurs.

Les principes et critères fondamentaux qui guident les décisions des Sociétés en matière de santé et de sécurité au travail sont les suivants :

Éviter les risques ;
Évaluer les risques qui ne peuvent être évités ;
Gérer les risques à la source ;
Tenir compte de l’état de l’art ;
Remplacer les choses dangereuses par des choses moins dangereuses ou inoffensives ;
Planifier la prévention, dans le but de créer un ensemble cohérent intégrant technique, organisation du travail, conditions de travail, relations sociales et influence des facteurs de l’environnement de travail ;
Former les travailleurs et leur donner des instructions appropriées.

Les Sociétés réalisent régulièrement les analyses et évaluations nécessaires des risques au travail, mettent en œuvre des mesures de précaution et des contrôles des dangers appropriés et garantissent une formation et une orientation adéquates pour tous les employés.

Dans le cadre de leurs responsabilités respectives et en coordination avec les Autorités Contractantes, les Sociétés respectent également le contenu de ce point 2.11 en ce qui concerne les établissements où les professionnels de la santé exercent.

2.12 Protection des Biens de l’Entreprise

Chaque Destinataire est directement et personnellement responsable de la protection et de la conservation des actifs – tant physiques qu’immatériels – ainsi que des ressources qui lui sont confiées pour mener à bien ses missions, et de leur utilisation d’une manière conforme à l’intérêt social.

Aucun bien et aucune ressource appartenant aux Sociétés ne doit être utilisé à d’autres fins que celles spécifiées par les Sociétés elles-mêmes.

Il est en aucun cas permis de compromettre le fonctionnement des systèmes téléphoniques ou informatiques, ou des données et informations qui y sont contenues, d’installer et d’utiliser des logiciels non autorisés, ainsi que de reproduire illégalement des logiciels et des bases de données en violation du droit d’auteur.

2.13 Réglementations Anti-Blanchiment et Fiscales

Les Sociétés garantissent le respect des obligations de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme qui découlent des réglementations nationales et internationales ainsi que des lois, règlements et ordonnances des autorités compétentes concernant les questions fiscales et fiscales.

2.14 Système de Contrôle Interne

Les Destinataires doivent être conscients de l’existence du système de contrôle interne des Sociétés, qui comprend notamment le système de pouvoirs et de délégations ainsi que les procédures/politiques visant à sécuriser les processus commerciaux, garantissant également un système approprié de séparation des tâches. Le système de contrôle interne mis en place par les Sociétés doit contribuer à l’atteinte des objectifs de l’entreprise, conformément aux réglementations en vigueur et à la protection des biens de l’entreprise.

La responsabilité de la création d’un système de contrôle interne efficace est partagée à tous les niveaux opérationnels ; par conséquent, tous les employés, dans le cadre de leurs fonctions, sont responsables de la définition, de la mise en œuvre et du bon fonctionnement des contrôles concernant les unités organisationnelles et les domaines opérationnels qui leur sont assignés.

2.15 Respect de la Concurrence Loyale

Les Sociétés s’engagent à respecter les lois sur la protection de la concurrence pour promouvoir une concurrence libre, juste et saine et sanctionner les pratiques commerciales déloyales et anticoncurrentielles.

2.16 Respect du Modèle d’Organisation, de Gestion et de Contrôle adopté par Gap Med Società tra Professionisti S.p.A.

Les membres des organes sociaux, les dirigeants, les employés et ceux qui agissent au nom de Gap Med Società tra Professionisti S.p.A. s’engagent à respecter les principes du modèle d’organisation, de gestion et de contrôle adopté par la société conformément au décret législatif n° 231/2001 et aux procédures/politiques de mise en œuvre correspondantes.

3. Gestion des ressources humaines

3.1 Sélection et embauche du personnel

Les Sociétés reconnaissent dans les employés et les ressources humaines en général le principal facteur pour l’atteinte de leurs objectifs, compte tenu de la contribution professionnelle qu’ils apportent, dans le cadre d’une relation basée sur la loyauté, l’intégrité et la confiance mutuelle.

Le démarrage du processus de sélection du personnel est subordonné à la nécessité effective d’intégrer une nouvelle ressource.

L’évaluation du personnel à embaucher est effectuée en fonction de l’adéquation des profils des candidats aux besoins de l’entreprise. À cette fin, la fonction de sélection, dans la limite des informations disponibles, adopte des mesures appropriées pour éviter le favoritisme, le népotisme ou toute forme de clientélisme, garantissant ainsi à tous les candidats des opportunités égales.

Les informations demandées sont strictement liées à la vérification des aspects professionnels et psycho-attitudinaux du profil, dans le respect de la vie privée et des opinions du candidat.

Les Sociétés interdisent l’embauche et l’emploi de personnel étranger sans permis de séjour valide, expiré sans demande de renouvellement dans les délais légaux, ou révoqué ou annulé.

Le processus de sélection est documenté pour permettre une reconstitution ultérieure.

3.2 Contrat de travail

Les Sociétés ne tolèrent aucune forme de travail forcé — défini comme tout travail ou service obtenu d’une personne par contrainte ou menace, ou pour lequel la personne ne s’est pas offerte volontairement — et/ou irrégulier.

Lors de l’embauche, les Sociétés remettent aux nouveaux employés un contrat de travail rédigé dans une langue qu’ils comprennent, indiquant les termes, les conditions de travail et les éléments réglementaires et salariaux. Les politiques et procédures disciplinaires doivent être clairement définies et promptement communiquées aux employés.

Les Sociétés n’admettent pas l’embauche de personnes en dessous de l’âge minimum légal de travail.

3.3 Gestion du personnel

Les Sociétés assurent à tous les employés et collaborateurs l’égalité des chances dans le travail et l’évolution de carrière, évitant toute forme de discrimination.

Les Sociétés respectent la législation en vigueur en matière d’horaires de travail, de périodes de repos, de repos hebdomadaire, de congés obligatoires et de vacances.

Les Sociétés garantissent à leurs employés une rémunération permettant au travailleur et à sa famille de vivre dignement, en conformité avec les normes applicables.

Les Sociétés s’assurent que les cotisations de sécurité sociale sont payées conformément à la législation applicable et régulièrement versées.

3.4 Organisations politiques et syndicales

Les Sociétés n’octroient pas de contributions aux partis, comités ou organisations politiques et syndicales.

Les Bénéficiaires doivent reconnaître que toute forme de participation à des activités politiques se fait à titre personnel, sur leur temps libre, à leurs propres frais et en conformité avec les lois en vigueur.

Les Sociétés maintiennent une relation de collaboration et de dialogue avec les syndicats et associations professionnelles dans le respect des principes d’intégrité, de transparence et de la législation et des conventions collectives applicables.

4. Relations avec les professionnels de santé

Les principes éthiques énoncés au point précédent s’appliquent également au recrutement, à la sélection, à la phase d’intégration, à l’éventuelle association et à la gestion des relations avec les professionnels de santé, dans le respect des particularités et spécificités du régime contractuel et/ou associatif correspondant.

Lors du recrutement, la compétence professionnelle liée à la spécialisation, les titres habilitants et tout autre élément pertinent à l’exercice de la profession de santé sont particulièrement évalués.

Les professionnels de santé, en tant que Bénéficiaires, acceptent et adhèrent intégralement au présent Code de déontologie dans l’exercice de leurs prestations auprès des Sociétés.

Les professionnels de santé sont directement et personnellement responsables de la protection et de la conservation des biens – matériels et immatériels – et des ressources, propres aux établissements publics dans lesquels ils exercent leur activité.

Il est interdit d’utiliser les biens de l’Administration publique (équipements, médicaments, outils informatiques, espaces et locaux) à des fins autres que celles liées à la fourniture de soins (et aux activités instrumentales associées) dans l’intérêt des Sociétés, du Client et des patients.

5. Relations avec les tiers

5.1. Relations avec l’Administration publique et les Autorités de surveillance

Les relations avec les Administrations publiques peuvent générer des situations de risque de corruption pour les Destinataires.

Les Sociétés entretiennent divers types de relations avec les Administrations publiques (Agences sanitaires locales, hôpitaux publics, entités territoriales et étatiques, etc.), en raison de leur activité, y compris, à titre d’exemple : des relations institutionnelles, de lobbying, commerciales dans le cadre de la participation à des appels d’offres et adjudication de marchés, inspections, vérifications, contrôles, contentieux, demandes d’autorisation, d’accréditations, d’acquisitions et de gestion de subventions et d’émoluments publics.

Afin de prévenir les épisodes de corruption, fraude ou comportement inapproprié, les Destinataires doivent respecter les principes éthiques suivants :

• Les relations avec l’Administration publique doivent être menées dans le strict respect des lois nationales, européennes et internationales en vigueur, ainsi que des réglementations applicables, et des procédures/politiques mises en place pour garantir ces domaines ;

• La prise d’engagements et la gestion des relations avec l’Administration publique et les autorités de surveillance sont soumises au principe de séparation des responsabilités (segregation of duties) et sont réservées aux fonctions et unités organisationnelles autorisées, conformément :

  • aux procédures/politiques internes en vigueur ;
  • aux pouvoirs conférés par les procurations ou les décisions de l’Organe dirigeant de chaque Société et aux personnes investies de pouvoirs adéquats ;
  • aux délégations internes spécifiques émises éventuellement par ces derniers ;

• Toute situation potentielle de conflit d’intérêt doit être signalée au Responsable de fonction ou au Directeur général de chaque Société ;

• Autant que possible, au moins deux personnes doivent être impliquées dans les relations avec l’Administration publique ;

• Le recours à des intermédiaires dans les relations avec les Administrations publiques est interdit, sauf dans des cas spécifiques et sous autorisation du Directeur général de chaque Société ;

• Les activités de lobbying doivent être expressément autorisées par le Directeur général de chaque Société et faire l’objet d’un compte rendu à l’Organe dirigeant respectif, incluant les personnes présentes et les sujets traités ;

• Il est interdit de solliciter des informations confidentielles/non nécessaires susceptibles d’altérer l’équité dans les procédures d’appel d’offres public ;

• La production de documents faux, contenant des informations inexactes ou ayant un caractère frauduleux est interdite ;

• Il est interdit d’allouer à un usage différent les financements et émoluments publics reçus de l’Administration publique ;

• Les paiements de facilitation (facilitation payments) visant à accélérer le respect des obligations ou la délivrance d’actes administratifs licites ou exigibles sont interdits ;

• Toute demande de facilitation payments, en ce qui concerne Gap Med Società tra Professionisti S.p.A., doit être immédiatement signalée à l’Organe de surveillance (OdV) ;

• Il est interdit de dissimuler, détruire ou altérer des documents, registres, livres comptables et tout type de document, de mentir ou de faire de fausses déclarations aux Autorités compétentes ;

• Les réunions, échanges (par exemple, en cas de recours aux aides d’instruction) et visites avec/en présence de représentants publics doivent être consignés pour permettre une reconstitution a posteriori ;

• En cas d’inspections par des représentants des autorités publiques/surveillance, concernant Gap Med Società tra Professionisti S.p.A., une communication rapide doit être faite à l’OdV en rendant compte de l’issue et des développements potentiels.

Il est également interdit, même par personne interposée, d’offrir des avantages (opportunités commerciales et/ou d’emploi, etc.), argent ou cadeaux aux dirigeants, fonctionnaires ou employés de l’Administration publique italienne ou étrangère, ainsi qu’aux représentants des autorités de surveillance ou à leurs proches, qu’ils soient italiens ou étrangers, sauf s’il s’agit de biens ou d’avantages d’une valeur modique, ne dépassant en aucun cas 100,00 euros.

Il est interdit d’offrir des cadeaux et des actes de courtoisie commerciale, quel qu’en soit le montant, aux représentants des stations d’adjudication dans les périodes immédiatement antérieures ou postérieures à la réalisation des procédures d’appel d’offres.

Les Sociétés imposent aux Destinataires de faire preuve de la plus grande disponibilité et de la plus grande collaboration envers toute personne effectuant des inspections et des contrôles pour le compte de tout organisme public.

Les Sociétés garantissent que leurs relations avec l’Autorité judiciaire de tout ordre et niveau, ainsi qu’avec les auxiliaires et les organes de la Police judiciaire, soient caractérisées par la transparence, la correction et la collaboration. À cet égard, les Destinataires doivent s’abstenir de tout comportement susceptible de nuire, même indirectement, aux actions des parties susmentionnées (comme, par exemple, inciter des personnes à faire des déclarations fausses ou évasives à l’Autorité judiciaire).

5.2. Relations avec les fournisseurs, consultants, ambassadeurs et partenaires commerciaux

Les processus d’approvisionnement sont menés dans le respect du système de pouvoirs en vigueur et des procédures/politiques qui, conformément aux principes de prévention de la corruption, définissent les rôles et responsabilités des unités organisationnelles concernées.

Dans la gestion des relations avec les fournisseurs et les consultants, les biens et/ou services acquis doivent toujours répondre à des besoins réels de l’entreprise, justifiés et démontrés par des éléments internes quant à l’objet de l’achat, l’identification du demandeur et le processus d’autorisation de la dépense, dans la limite du budget disponible.

La sélection et la qualification des fournisseurs, ainsi que la détermination des conditions d’achat, doivent être effectuées sur la base d’une évaluation objective et transparente tenant compte, entre autres, du prix, de la rapidité de réalisation du produit, de la capacité à fournir et garantir des services de niveau adéquat, ainsi que de l’honnêteté et de l’intégrité du fournisseur.

Les Destinataires s’engagent à prévenir les risques d’infiltrations criminelles en vérifiant systématiquement les critères d’honorabilité et de fiabilité des fournisseurs, consultants, ambassadeurs et partenaires commerciaux des Sociétés, excluant toute contrepartie suspectée d’affiliation ou de lien avec des organisations criminelles.

En ce qui concerne l’acceptation et l’octroi de cadeaux, gratifications et autres avantages, ainsi que les facilitation payments, vis-à-vis des fournisseurs, consultants, ambassadeurs et partenaires commerciaux, on se réfère aux dispositions du point 2.8.

5.3. Dépenses de représentation

Les dépenses et remboursements pour achats, voyages et événements à des fins commerciales (dépenses de représentation) effectués par le personnel non exécutif doivent être préalablement autorisés par le Directeur général de chaque Société.

Les rencontres ayant engendré des dépenses de représentation doivent faire l’objet d’un rapport spécifique contenant les justificatifs, les personnes présentes, et, le cas échéant, l’appartenance de celles-ci aux Administrations publiques.

Il est interdit d’effectuer des dépenses de représentation par des moyens de paiement non traçables.

Les dépenses de représentation dépassant 50,00 euros sont interdites, sauf approbation préalable du Directeur général de chaque Société.

Les dépenses de représentation en faveur des représentants des stations d’adjudication dans les périodes immédiatement antérieures ou postérieures aux procédures d’appel d’offres sont interdites.

Enfin, il est interdit d’effectuer des dépenses de représentation pour des personnes interdites de participer aux événements de relations par la politique d’entreprise.

6. Relations inter-sociétés

Les relations inter-sociétés doivent se dérouler dans le respect du système de pouvoirs et délégations en vigueur, ainsi que des procédures/politiques qui les régissent. Elles doivent être formalisées et régies dans le cadre de contrats écrits.

7. Gestion administrative et comptable

Chaque Destinataire est responsable de la tenue des écritures comptables de manière véridique, complète, régulière, claire et précise, dans le respect des lois en vigueur, afin de permettre la reconstitution des opérations grâce à une documentation de support complète et bien archivée.

Toute personne ayant connaissance d’omissions, de falsifications ou de négligences dans les enregistrements comptables ou les documents de support doit en informer immédiatement son responsable de fonction ou directement le Responsable de l’audit interne (à internalaudit@gapmed.com).

Pour chaque enregistrement, un support de traçabilité adéquat est prévu afin de permettre, à tout moment, d’effectuer des contrôles attestant les caractéristiques et les raisons de l’opération, et d’identifier la personne ayant autorisé, effectué, enregistré et vérifié l’opération.

Il est en tout cas interdit d’accepter, à quelque titre que ce soit, des paiements par des moyens non traçables.

8. Diffusion et mise à jour du Code et formation sur les contenus

Les Sociétés s’engagent à promouvoir et garantir une connaissance adéquate du Code en le diffusant auprès des Destinataires à travers des activités d’information et de communication appropriées, efficaces et adéquates (par exemple, publication sur le site Internet et inclusion d’une référence au Code dans les contrats).

Les Sociétés s’engagent également à dispenser des sessions de formation sur les contenus du Code à leurs employés et aux professionnels de santé.

Les Sociétés assurent une mise à jour constante des contenus du Code lorsque les exigences dictées par l’évolution du contexte, de la législation de référence, de l’environnement ou de l’organisation d’entreprise le rendent opportun ou nécessaire.

9. Violations du Code

La violation des règles de ce Code compromet la relation de confiance établie avec chaque Société et peut entraîner l’application de sanctions disciplinaires et la prise de mesures envers les Destinataires, conformément aux dispositions légales et aux régimes contractuels, y compris la possible résiliation de la relation de travail et l’interruption de la relation commerciale.

Tous les Destinataires doivent signaler toute violation du Code par les canaux suivants mis à disposition par les Sociétés :

– par e-mail direct à leur responsable ; – par e-mail direct au Président de l’OdV.

Les signalements peuvent également être anonymes et doivent décrire de manière détaillée les faits et les personnes concernées par le signalement.

Le non-respect de l’obligation de signalement ou les signalements mensongers faits de manière intentionnelle constituent également une violation du Code et peuvent justifier l’application de sanctions disciplinaires.

Les Sociétés garantissent aux signalants de bonne foi une protection contre toute forme de représailles, discrimination ou pénalisation liée directement ou indirectement au signalement, sous réserve du droit des intéressés de se protéger si des responsabilités pénales ou civiles liées à de fausses déclarations sont avérées contre le signalant et sous réserve des obligations légales. Dans tous les cas, la confidentialité de l’identité du signalant et des informations est assurée à chaque étape suivant le signalement, sous réserve des obligations légales et de la protection des droits des Sociétés ou des personnes accusées à tort ou de mauvaise foi. Le signalement est effectué de bonne foi lorsqu’il repose sur une conviction raisonnable et fondée sur des éléments factuels.